Эта инструкция описывает, как включить и настроить маршруты согласования заявок на расход денег в УНФ, как создать правила автоматического выбора маршрута, как пользователи согласуют или отклоняют заявки и где контролировать текущее состояние согласования.
Инструкция рассчитана на администраторов, финансовых специалистов и пользователей, которые создают или согласуют заявки на расход денег.
1. Что такое маршрут согласования
Маршрут согласования - это последовательность пользователей, через которых должна пройти заявка на расход денег перед утверждением.
Общий процесс выглядит так:
- Автор создает заявку на расход денег.
- Система подбирает маршрут согласования по правилам или использует маршрут, выбранный вручную.
- Заявка передается первому согласующему.
- Каждый согласующий последовательно согласует заявку или отклоняет ее.
- После согласования последним участником заявка получает статус утвержденной.
Если для заявки выбран маршрут автоматического утверждения, заявка утверждается без прохождения участников.
2. Предварительные условия
Перед настройкой маршрутов проверьте, что в базе включен платежный календарь. Маршрутизация заявок связана с платежным календарем: если платежный календарь отключен, настройки маршрутизации недоступны или сбрасываются, а отчеты по согласованию размещаются в подсистеме платежного календаря.
Для настройки потребуются права администратора или пользователя, которому доступны настройки программы, маршруты согласования и правила маршрутизации.
3. Включение маршрутизации заявок
Откройте Настройка программы и найдите настройку, связанную с деньгами и платежным календарем. Включите переключатель Маршрутизация заявок.
После включения рядом с настройкой доступна ссылка Правила маршрутизации. Через нее открывается список правил, по которым система будет автоматически выбирать маршрут для заявки.
Важное ограничение: отключить маршрутизацию нельзя, пока в базе есть пользовательские маршруты согласования. Чтобы отключить механизм, сначала удалите все маршруты, кроме предопределенного маршрута автоматического утверждения.
4. Основные элементы механизма
В работе маршрутизации участвуют несколько элементов:
Заявка на расход денег- документ, который отправляется на согласование.Маршрут согласования- список участников, которые должны согласовать заявку.Правила маршрутизации- условия, по которым система автоматически выбирает маршрут для заявки.Текущий согласующий- пользователь, у которого сейчас находится заявка.История согласования- журнал действий по заявке: создание, согласование, отклонение, редактирование, утверждение.Платежный календарь- рабочее место, где можно видеть заявки и выполнять действия согласования.Отчеты по согласованию- отчеты для контроля зависших заявок и анализа времени согласования.
5. Создание маршрута согласования
Маршрут - это последовательный список пользователей. Заявка проходит участников сверху вниз.
Пример маршрута:
Маршрут: Оплата поставщикам до 500 000
Приоритет: 10
Участники маршрута:
1. Руководитель отдела
2. Финансовый директор
3. Генеральный директор
Чтобы создать маршрут:
- Откройте список маршрутов согласования заявок.
- Создайте новый маршрут.
- Укажите наименование маршрута.
- Укажите приоритет.
- Добавьте участников маршрута в нужной последовательности.
- Запишите маршрут.
5.1. Приоритет маршрута
Приоритет влияет на автоматический подбор маршрута. Если под одну заявку подходят несколько правил, система выберет маршрут с более высоким приоритетом.
При создании нового маршрута система предлагает наименьший свободный приоритет. Если указать приоритет, который уже занят, форма предложит один из вариантов:
- установить наименьший свободный приоритет;
- вставить введенный приоритет и сдвинуть остальные маршруты;
- отменить запись и продолжить редактирование.
5.2. Автоматическое утверждение
В системе есть предопределенный маршрут АвтоматическоеУтверждениеЗаявки. У него нет участников. Такой маршрут используется, когда заявку нужно утверждать сразу после проведения.
Если в маршруте нет участников, система показывает предупреждение, что такой маршрут позволяет автоматически утверждать заявки на расход денег.
5.3. Ограничения при изменении маршрута
В маршруте нельзя указать одного и того же пользователя несколько раз. При записи система проверит дубли и сообщит об ошибке.
Если по маршруту уже есть несогласованные заявки, нельзя:
- менять список участников;
- помечать маршрут на удаление.
Это защищает активные процессы согласования от изменения задним числом. Если сотрудник уволился или больше не должен согласовывать заявки, создайте новый маршрут для будущих заявок и переключите правила маршрутизации на него. Уже зависшие заявки нужно закрывать через пользователя с правом обходного утверждения либо перезапускать административно.
6. Настройка правил маршрутизации
Правила маршрутизации нужны, чтобы система автоматически выбирала маршрут для заявки.
Правило состоит из условия и маршрута:
Показатель + Вид сравнения + Значение для сравнения -> Маршрут
Система может использовать такие показатели:
Вид операции;Статья;Автор;Сумма.
Например:
Если сумма >= 100 000 -> маршрут Финансовый директор
Если статья = Оплата поставщикам -> маршрут Руководитель отдела
Если автор = Иванов -> маршрут Руководитель Иванова
Чтобы создать правило:
- Откройте
Правила маршрутизации. - Создайте новое правило.
- Выберите показатель.
- Выберите вид сравнения.
- Укажите значение для сравнения.
- Укажите маршрут, который должен применяться при выполнении условия.
- Запишите правило.
6.1. Особенности сравнения
Для показателей Вид операции, Статья и Автор используется сравнение Равно. Для показателя Сумма можно выбрать вид сравнения.
Для суммы доступны основные варианты сравнения:
- больше;
- больше или равно;
- меньше;
- меньше или равно;
- равно;
- не равно.
6.2. Как система выбирает маршрут
Если маршрут уже указан в заявке вручную, система использует его и не подбирает маршрут автоматически.
Если маршрут в заявке не заполнен, система проверяет правила маршрутизации. Правила сортируются по приоритету маршрута по убыванию. Система берет первое правило, условие которого выполнилось, и назначает маршрут из этого правила.
Пример:
Правила:
1. Сумма >= 100 000 -> маршрут Финансовый директор, приоритет 20
2. Статья = Оплата поставщикам -> маршрут Руководитель отдела, приоритет 10
Заявка:
Сумма 150 000, статья Оплата поставщикам
Результат:
Будет выбран маршрут Финансовый директор, потому что его приоритет выше.
7. Создание заявки автором
Автор создает заявку на расход денег как обычно. При работе с маршрутизацией важно проверить поле Маршрут согласования.
Возможны два варианта:
- оставить поле пустым, чтобы система подобрала маршрут по правилам;
- выбрать маршрут вручную, если нужно применить конкретный маршрут.
После проведения заявки начинается процесс согласования. Первым текущим согласующим становится первый участник маршрута. Если выбран маршрут автоматического утверждения, заявка сразу получает статус утвержденной.
7.1. Что происходит при редактировании проведенной заявки
Если проведенную заявку с маршрутом изменить, согласование запускается заново:
- Статус утверждения сбрасывается в
Не утвержден. - Текущим согласующим снова становится первый участник маршрута.
- В истории появляется событие
Отредактирована.
Поэтому после изменения уже отправленной заявки ее нужно согласовать повторно.
7.2. Кто может отменить проведение
При включенной маршрутизации отменить проведение заявки может автор или пользователь с полными правами. Если другой пользователь попытается отменить проведение, система сообщит, что отменить проведение может только автор или администратор.
8. Согласование заявки
Согласующий видит заявку, когда он указан как текущий согласующий. Для такого пользователя в форме заявки становятся доступны действия согласования.
8.1. Действие Согласовать
Чтобы согласовать заявку:
- Откройте заявку.
- Нажмите
Согласовать. - При необходимости введите комментарий.
- Подтвердите действие.
После согласования система передает заявку следующему участнику маршрута. Если текущий пользователь был последним участником, заявка получает статус утвержденной.
8.2. Действие Отклонить
Чтобы отклонить заявку:
- Откройте заявку.
- Нажмите
Отклонить. - Введите причину отклонения.
- Подтвердите действие.
После отклонения система:
- записывает событие
Отклоненав историю; - сбрасывает статус утверждения в
Не утвержден, если заявка была утверждена; - перезапускает процесс согласования с первого участника маршрута.
Отклонение не возвращает заявку предыдущему согласующему и не оставляет ее у пользователя, который отклонил заявку. Процесс начинается заново с первого участника.
Важный нюанс: отдельного уведомления автору об отклонении в найденной логике нет. Автор видит отклонение через список заявок, платежный календарь, форму заявки или историю согласования.
8.3. Утверждение в обход согласования
Пользователь с правом Утверждение заявок на расход денег в обход согласования может утвердить заявку без прохождения всех участников маршрута. Также такая возможность есть у полноправного пользователя: в форме заявки доступность команды проверяется через общую функцию Пользователи.РолиДоступны, а эта функция возвращает Истина не только при наличии указанной роли, но и для пользователя с полными правами.
Такой пользователь не обязан быть участником маршрута. Обычно это финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель или администратор процесса, который может закрыть исключительную ситуацию: срочный платеж, зависшая заявка, отсутствие текущего согласующего или ошибка в маршруте.
При утверждении в обход система:
- устанавливает статус заявки
Утвержден; - закрывает процесс согласования;
- записывает событие
Утвержденав историю от имени пользователя, который выполнил действие.
Важно: после утверждения в обход в форме просмотра маршрута участники могут отображаться со статусом Согласовал, хотя фактически они не нажимали Согласовать. Это особенность отображения маршрута: когда процесс закрыт и текущий согласующий пустой, форма считает пройденными всех участников до конца маршрута. Фактическую картину действий нужно проверять по истории согласования: там будет видно, кто действительно согласовывал заявку, а кто выполнил утверждение в обход.
9. Просмотр статуса заявки
В списке заявок на расход денег доступны поля:
Статус согласования заявки;Текущий согласующий;Маршрут согласования.
Статусы помогают понять, где находится заявка:
Не утверждена- заявка не утверждена и не находится на активном согласовании.На согласовании- заявка передана текущему согласующему.Утверждена- заявка прошла согласование или утверждена в обход.Создана- маршрут есть, но текущий согласующий не указан.
10. Просмотр маршрута из заявки
Из формы заявки можно открыть маршрут согласования конкретной заявки. Эта форма показывает не только настройку маршрута, но и состояние каждого участника.
В маршруте отображаются:
- автор заявки;
- участники, которые уже согласовали заявку;
- текущий согласующий;
- участники, которым заявка еще будет передана.
Логика статусов:
- автор добавляется первой строкой;
- участники до текущего согласующего получают статус
Согласовал; - текущий участник получает статус
Текущий согласующий; - участники после текущего получают статус
К согласованию; - если текущего согласующего нет, маршрут завершен.
После утверждения в обход текущий согласующий также становится пустым. Поэтому форма маршрута может показать, что все участники Согласовал. Это не означает, что каждый участник фактически выполнил согласование. Для проверки реальных действий используйте историю согласования заявки.
11. История согласования заявки
История согласования показывает все ключевые действия по заявке.
В истории видны:
- дата и время действия;
- пользователь;
- вид операции согласования;
- комментарий;
- время в работе.
Возможные операции:
Создана;Согласована;Отклонена;Отредактирована;Утверждена.
Именно в истории автор может увидеть, кто отклонил заявку и какой комментарий указал.
12. Работа через платежный календарь
Платежный календарь показывает по заявкам:
- текущего согласующего;
- автора;
Если маршрутизация включена, в платежном календаре доступен фильтр Только заявки к согласованию. Он оставляет только те заявки, где текущий согласующий - текущий пользователь.
Из платежного календаря можно выполнять действия:
Согласовать- доступно текущему согласующему;Отклонить- доступно текущему согласующему или пользователю с правом обходного утверждения;Утвердить в обход согласования- доступно пользователю с соответствующей ролью.
Если пользователь не является автором заявки, изменение маршрутизируемой заявки из календаря блокируется.
13. Отчеты по согласованию
13.1. Текущее состояние согласования заявок
Отчет показывает активные заявки, которые сейчас находятся на согласовании. Он удобен для ответа на вопрос: у кого сейчас висят заявки.
В отчете отображаются:
- заявка на расход денег;
- текущий согласующий;
- вид операции;
- статья движения денежных средств;
- сумма документа.
13.2. Статистика согласования заявок
Отчет строится по истории согласования за период. Он помогает анализировать, кто и сколько времени согласовывал заявки.
В отчете отображаются:
- пользователь;
- заявка;
- вид операции согласования;
- время в работе;
- время в работе строкой.
14. Напоминания Ассистента Даши
Ассистент Даша не согласует заявки и не меняет маршрут. Ее задача - напоминать пользователям, что у них есть заявки к согласованию.
В настройке задачи указываются:
- признак использования;
- пользователь для оповещения;
- способ оповещения;
- учетная запись email;
- идентификатор общего обсуждения;
- флажки отправки напоминаний в 8, 12 и 16 часов.
Если у пользователя есть заявки к согласованию и наступил выбранный интервал отправки, Даша отправляет напоминание. В сообщение добавляется действие Перейти к заявкам на расход денег.
Даша напоминает согласующим, но не отправляет отдельное уведомление автору о каждом изменении статуса заявки.
15. Роли и права
Для работы с маршрутизацией используются следующие права и роли:
РазделДеньгиМаршрутизацияЗаявок- дает видимость раздела маршрутизации заявок в разделе денег.ДобавлениеИзменениеПравилМаршрутизацииЗаявок- позволяет создавать правило маршрутизации из формы заявки.УтверждениеЗаявокНаРасходДенегВОбходСогласования- позволяет утверждать заявки без прохождения всех участников маршрута.УтверждениеЗаявокНаРасходДенег- относится к классическому утверждению заявок; специальные кнопки обхода в маршрутизации завязаны на отдельную роль обходного утверждения.ЧтениеМаршрутовСогласованияЗаявок- дает право читать маршруты согласования.ЧтениеДокументовПланированияДенег- дает право читать документы планирования денег, включая заявки.
Право обходного утверждения назначается администратором пользователю или группе пользователей. Такой пользователь не обязан быть участником маршрута. Действие утверждения в обход фиксируется в истории от имени пользователя, который его выполнил.
Полноправному пользователю не требуется отдельно назначать роль УтверждениеЗаявокНаРасходДенегВОбходСогласования: общая проверка доступности ролей в УНФ считает полные права достаточным основанием для доступности команды. Если нужно ограничить обходное утверждение, проверяйте не только наличие специальной роли у обычных пользователей, но и список пользователей с полными правами.
16. Типовые сценарии работы
16.1. Обычное согласование
- Автор создает заявку на расход денег.
- Автор проводит заявку.
- Система подбирает маршрут по правилам или использует выбранный вручную маршрут.
- Первый согласующий открывает заявку и нажимает
Согласовать. - Заявка переходит следующему участнику маршрута.
- Последний участник согласует заявку.
- Заявка получает статус
Утверждена.
16.2. Отклонение заявки
- Автор создает и проводит заявку.
- Заявка поступает текущему согласующему.
- Согласующий нажимает
Отклонитьи вводит причину. - В истории появляется событие
Отклонена. - Согласование перезапускается с первого участника маршрута.
- Автор смотрит причину отклонения в истории, исправляет заявку и проводит ее повторно.
16.3. Заявка зависла на уволенном или отсутствующем пользователе
Признак проблемы: в списке заявок или отчете текущего состояния видно, что текущий согласующий - пользователь, который больше не может согласовать заявку.
Что сделать:
- Для будущих заявок создать новый маршрут без этого пользователя.
- Переключить правила маршрутизации на новый маршрут.
- По уже зависшей заявке использовать пользователя с правом обходного утверждения или перезапустить заявку с новым маршрутом.
Чтобы существующая заявка получила новый маршрут по новым правилам, недостаточно просто изменить правила маршрутизации. В уже созданной заявке реквизит Маршрут согласования остается заполненным старым маршрутом, а автоподбор выполняется только когда этот реквизит пустой. Поэтому для применения нового маршрута нужно отменить проведение заявки, очистить реквизит Маршрут согласования, затем записать или провести заявку заново. После этого система сможет подобрать маршрут по актуальным правилам.
16.4. Нужно сразу утверждать отдельные заявки
Используйте маршрут автоматического утверждения. Его можно выбрать вручную в заявке или назначить через правило маршрутизации.
Такой сценарий подходит только для заявок, которые действительно не требуют участия согласующих.
17. Частые вопросы
Почему заявка не получила маршрут автоматически?
Проверьте:
- есть ли правила маршрутизации;
- подходит ли хотя бы одно правило под параметры заявки;
Если заявка уже была создана со старым маршрутом, отмените проведение и очистите поле Маршрут согласования. Пока поле заполнено, автоподбор нового маршрута не выполняется.
Почему выбран не тот маршрут?
Если под заявку подходят несколько правил, побеждает маршрут с более высоким приоритетом. Проверьте приоритеты маршрутов и условия правил.
Можно ли согласовать заявку за другого пользователя?
Обычное действие Согласовать доступно только текущему согласующему. За другого пользователя согласовать нельзя. Для исключительных ситуаций используется утверждение в обход согласования. Оно доступно пользователю со специальной ролью обходного утверждения или полноправному пользователю.
Что происходит после отклонения?
Заявка не возвращается предыдущему участнику. Согласование перезапускается с первого участника маршрута, а причина отклонения сохраняется в истории.
Где автор увидит причину отклонения?
В истории согласования заявки. Отдельного уведомления автору об отклонении в найденной логике нет.
Можно ли изменить маршрут, если по нему уже идут заявки?
Если по маршруту есть несогласованные заявки, изменить список участников и удалить маршрут нельзя. Для будущих заявок создайте новый маршрут и переключите правила маршрутизации на него.
18. Памятка пользователю
- Маршрут выбирается при записи или проведении заявки, если он не заполнен вручную.
- Чтобы существующая заявка получила новый маршрут, нужно отменить проведение, очистить поле
Маршрут согласованияи провести заявку заново. - Проведенная заявка с маршрутом становится объектом процесса согласования.
- Изменение проведенной заявки перезапускает согласование.
- Текущий согласующий виден в списке заявок, платежном календаре и отчете текущего состояния.
- Кто фактически согласовал, кто отклонил и кто утвердил в обход, видно в истории согласования.
- После обходного утверждения форма маршрута может показать всех участников как согласовавших, но фактические действия нужно проверять по истории.
- Отклонение не отправляет автору отдельное уведомление; состояние нужно проверять в заявке, списке, календаре или истории.
- Ассистент Даша напоминает согласующим о заявках, но не заменяет контроль процесса согласования.
19. Чек-лист настройки
Используйте этот чек-лист при запуске маршрутизации:
- Включен платежный календарь.
- Включена настройка
Маршрутизация заявок. - Созданы маршруты согласования.
- У маршрутов указан корректный приоритет.
- В маршрутах нет задублированных участников.
- Созданы правила маршрутизации.
- Проверен порядок выбора маршрутов по приоритету.
- Назначены права пользователям, которые будут согласовывать заявки.
- Назначено право обходного утверждения ответственным пользователям.
- Проверен список полноправных пользователей, потому что они также могут утверждать заявки в обход.
- Проверена тестовая заявка с автоматическим подбором маршрута.
- Проверен сценарий смены маршрута для существующей заявки: отмена проведения, очистка поля
Маршрут согласования, повторное проведение. - Проверены действия
Согласовать,Отклонить,Утвердить в обход. - Настроены напоминания Ассистента Даши, если они используются.
- Проверены отчеты по текущему состоянию и статистике согласования.
20. Техническое приложение
Этот раздел нужен для администраторов и сопровождающих специалистов. Он фиксирует техническую логику, на которой основана инструкция.
Основные объекты:
Документ.РасходДСПлан- заявка на расход денег, содержит реквизитМаршрутСогласования.Справочник.МаршрутыСогласованияЗаявок- хранит маршруты, приоритеты и участников.РегистрСведений.ПравилаМаршрутизацииЗаявок- хранит правила автоматического выбора маршрута.РегистрСведений.СогласованиеЗаявок- хранит текущее состояние согласования и текущего согласующего.РегистрСведений.ЭтапыСогласованияЗаявок- хранит историю действий по заявке.Справочник.ЗадачиАссистентаПоСогласованиюЗаявок- хранит настройки напоминаний Ассистента Даши.
Подтвержденная логика:
- правила маршрутизации проверяются по приоритету маршрута по убыванию;
- список показателей правила:
Автор,ВидОперации,Сумма,Статья; - для показателей кроме суммы используется сравнение
Равно; - текущим согласующим при старте становится первый участник маршрута;
- следующий участник назначается только при действии текущего согласующего;
- завершенный маршрут фиксируется пустой ссылкой текущего согласующего;
- утверждение в обход доступно по роли
УтверждениеЗаявокНаРасходДенегВОбходСогласования, а также полноправным пользователям через общую функциюПользователи.РолиДоступны; - после завершения процесса форма маршрута определяет статусы участников по отсутствию текущего согласующего и может показать участников как
Согласовал, даже если фактического действия согласования в истории не было; - автоподбор маршрута выполняется только если заявка не проведена, статус не утвержден и реквизит
МаршрутСогласованияне заполнен; - время в работе рассчитывается как разница между текущим этапом и предыдущим этапом по заявке;
- пропуска уволенных или неактивных пользователей в найденной логике нет: участники берутся напрямую из табличной части маршрута.
Карта исходного кода:
Documents\РасходДСПлан.xml- реквизитМаршрутСогласования, структура документа.Documents\РасходДСПлан\Ext\ObjectModule.bsl- подбор маршрута, запуск и перезапуск согласования при записи и проведении.Documents\РасходДСПлан\Forms\ФормаДокумента\Ext\Form\Module.bsl- кнопки согласования, отклонения, утверждения и видимость действий.CommonModules\Пользователи\Ext\Module.bsl-РолиДоступныиЭтоПолноправныйПользователь, подтверждение доступности обходного утверждения для полноправных пользователей.Documents\РасходДСПлан\Forms\ФормаСписка\Ext\Form.xml- колонки статуса согласования и текущего согласующего.Documents\РасходДСПлан\Commands\ОткрытьДействияСЗаявкой\Ext\CommandModule.bsl- открытие истории этапов по заявке.Catalogs\МаршрутыСогласованияЗаявок.xml- структура маршрута, приоритет и участники.Catalogs\МаршрутыСогласованияЗаявок\Ext\ManagerModule.bsl- получение первого и следующего участника, проверка использования маршрута.Catalogs\МаршрутыСогласованияЗаявок\Ext\ObjectModule.bsl- проверки дублей и запрет удаления используемого маршрута.Catalogs\МаршрутыСогласованияЗаявок\Forms\ФормаЭлемента\Ext\Form\Module.bsl- ограничения редактирования участников и приоритетов.Catalogs\МаршрутыСогласованияЗаявок\Forms\ФормаЭлементаДляЗаявки\Ext\Form\Module.bsl- отображение автора, согласовавших, текущего согласующего и будущих участников.InformationRegisters\ПравилаМаршрутизацииЗаявок.xml- структура правила: показатель, вид сравнения, значение и маршрут.InformationRegisters\ПравилаМаршрутизацииЗаявок\Ext\ManagerModule.bsl- алгоритм подбора маршрута по правилам и приоритету.InformationRegisters\ПравилаМаршрутизацииЗаявок\Forms\ФормаЗаписи\Ext\Form\Module.bsl- поведение формы правила и ограничение сравнений.InformationRegisters\СогласованиеЗаявок.xml- структура текущего состояния согласования.InformationRegisters\СогласованиеЗаявок\Ext\ManagerModule.bsl- текущий согласующий, старт, переход и завершение процесса.InformationRegisters\ЭтапыСогласованияЗаявок.xml- структура истории этапов.InformationRegisters\ЭтапыСогласованияЗаявок\Ext\ManagerModule.bsl- запись этапов и расчет времени в работе.Reports\ПлатежныйКалендарь\Ext\ManagerModule.bsl- вывод текущего согласующего и статуса в платежный календарь.Reports\ПлатежныйКалендарь\Forms\Форма\Ext\Form\Module.bsl- команды согласования из платежного календаря.Reports\ТекущееСостояниеСогласованияЗаявок\Templates\ОсновнаяСхемаКомпоновкиДанных\Ext\Template.xml- отчет по текущим зависшим согласованиям.Reports\СтатистикаСогласованияЗаявок\Templates\ОсновнаяСхемаКомпоновкиДанных\Ext\Template.xml- отчет по истории и времени в работе.Catalogs\ЗадачиАссистентаПоСогласованиюЗаявок\Ext\ObjectModule.bsl- напоминания Ассистента Даши.
Начало работы с 